Short Reads

Corporate Alert: de belangrijkste verschillen tussen de huidige Corporate Governance Code en de herziene Code

Corporate Alert: de belangrijkste verschillen tussen de huidige Corporate Governance Code en de herziene Code

20.01.2017 NL law

Op 8 december 2016 heeft de Monitoring Commissie Corporate Governance Code (de “Commissie”) de herziene Corporate Governance Code (de “Code 2016”) aan Minister Kamp van Economische Zaken overhandigd.

De Code 2016 houdt een aantal belangrijke wijzigingen in ten opzichte van de bepalingen in de Corporate Governance Code uit 2008 (hierna “Code 2008”). De belangrijkste vernieuwing is het centraal stellen van lange termijn waardecreatie en de introductie van cultuur als onderdeel van goede corporate governance.Iedere beursgenoteerde vennootschap zal zich de komende maanden moeten gaan bezighouden met de (nieuwe) bepalingen van de Code 2016. Om de wijzigingen voor u inzichtelijk te maken heeft Stibbe transponeringstabellen opgesteld van (i) de bepalingen in de Code 2008 vergeleken met de bepalingen in de Code 2016 (Code 2008-Code 2016); en (ii) de bepalingen in de Code 2016 vergeleken met de bepalingen in de Code 2008 (Code 2016-Code 2008). Hiermee kunt u in één oogopslag zien welke bepalingen uit de Code 2008 in de Code 2016 zijn geschrapt en welke bepalingen nieuw zijn. U kunt deze tabellen ook vinden op onze Corporate Governance Portal.

In deze Corporate Alert vindt u de belangrijkste verschillen tussen de Code 2008 en de Code 2016 [1]. Voor een overzicht van de tien belangrijkste verschillen tussen het voorstel voor herziening van de Code en de Code 2016 verwijzen wij naar onze Corporate Alert van 14 december 2016. 
  
Inwerkingtreding
De Code 2008 is nu nog aangewezen als gedragscode bedoeld in artikel 2:391 lid 5 BW. Dit betekent dat in het bestuursverslag behorend tot de jaarrekening over het boekjaar dat op of na 1 januari 2016 is aangevangen, mededeling wordt gedaan over de naleving van de Principes en Best practice bepalingen (“Bpb’s”) van de Code 2008 die zijn gericht tot het bestuur of de raad van commissarissen (“RvC”) van de vennootschap. Indien de vennootschap die Principes of Bpb's niet heeft nageleefd of niet voornemens is deze in het lopende en daaropvolgende boekjaar na te leven, doet zij daarvan gemotiveerd opgave.

De Code 2016 bepaalt dat deze in werking treedt vanaf het boekjaar beginnend op of na 1 januari 2017. Het is de verwachting dat de Code 2016 in de loop van 2017 door de wetgever zal worden aangewezen als gedragscode bedoeld in artikel 2:391 lid 5 BW. Dat betekent dat in het bestuursverslag behorend tot de jaarrekening 2017 de hiervoor bedoelde mededeling over de naleving van de Code 2016 gedaan moet worden.

De Code bevat een aantal specifieke overgangsbepalingen.

1. Verantwoording
De Commissie beveelt vennootschappen aan het hoofdstuk in het bestuursverslag over de hoofdlijnen van de corporate governance structuur en de naleving van de Code 2016 als afzonderlijk agendapunt ter bespreking aan de algemene vergadering in 2018 voor te leggen.

2. Schriftelijke stukken
Waar Principes respectievelijk Bpb’s in de Code 2016 ten opzichte van de Code 2008 wijzigingen verlangen in regelingen, reglementen, procedures of anderszins schriftelijke vastleggingen, wordt een vennootschap geacht de Code 2016 na te leven, indien deze wijzigingen uiterlijk op 31 december 2017 zijn geïmplementeerd.

3. Benoemingstermijn commissarissen
In een tweetal specifieke situaties geldt Bpb 2.2.2 over de benoemingstermijn van commissarissen niet. Zie onder punt 8 hierna.

Alle overige verplichtingen die voortvloeien uit de Code zullen vanaf 1 januari 2017 moeten worden nageleefd volgens het “pas toe of leg uit”-beginsel (naleven of afwijken met uitleg).
 
Belangrijkste verschillen Code 2008 en Code 2016
1. Lange termijn waardecreatie
De Code 2016 noemt nadrukkelijk de lange termijn waardecreatie van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming als richtsnoer van het bestuur. Het bestuur dient daarbij de belangen van alle stakeholders mee te laten wegen. Het bestuur dient, onder toezicht van de RvC, een visie te ontwikkelen op de lange termijn waardecreatie van de onderneming. Het bestuur dient daarbij een passende strategie te formuleren, in nauw overleg met de RvC. In die strategie dient naast zaken als het bedrijfsmodel, kansen en risico's en operationele en financiële doelen ook aandacht besteed te worden aan andere relevante aspecten van ondernemen, zoals milieu, sociale en personeelsaangelegenheden, de supply chain, eerbiediging van mensenrechten en bestrijding van corruptie en omkoping. Over de visie en de strategie ter realisatie van die visie dienen het bestuur en de RvC verantwoording af te leggen.

2. Het adresseren van gedrag en cultuur
In de Code 2016 is in het kader van de lange termijn waardecreatie nog een andere nieuwe taak opgenomen voor het bestuur, namelijk de verantwoordelijkheid voor het vormgeven van een cultuur. De RvC houdt hierop toezicht. In de toelichting op de Code 2016 valt te lezen dat cultuur kan worden gedefinieerd als de normen en waarden die impliciet en expliciet leidend zijn bij het handelen en het gedrag dat daaruit voortvloeit. Cultuur dient als referentiekader op basis waarvan het eigen handelen en dat van anderen wordt beoordeeld.

De Code 2016 schrijft niet expliciet voor wat cultuur precies is of zou moeten zijn, maar laat de invulling daarvan over aan het bestuur. Concreet betekent dit dat waarden dienen te worden geformuleerd die passen in de visie van de onderneming. In dat kader bepaalt de Code 2016 dat het bestuur waarden moet vaststellen. Het bestuur is verantwoordelijk voor de inbedding en het onderhouden van die waarden in de vennootschap en de met haar verbonden onderneming en moet daar ook verantwoording over afleggen in de vorm van een toelichting in het bestuursverslag. Van het bestuur wordt gevraagd gedrag te stimuleren dat aansluit bij deze waarden en door het tonen van voorbeeldgedrag deze waarden ook actief uit te dragen. Vanuit alle geledingen dient de cultuur te worden uitgedragen, waarbij uiteraard geldt dat de juiste toon aan de top belangrijk is.

3. Versteviging risicomanagement
Voor de realisatie van lange termijn waardecreatie is volgens de Commissie van cruciaal belang dat de vennootschap adequate interne controle- en risicosystemen heeft. De Code 2008 beschrijft op hoofdlijnen de wijze waarop een vennootschap wordt geacht vorm en inhoud te geven aan deze systemen. In de Code 2016 komen de fases van risico beoordeling, implementatie en monitoring van de werking prominenter aan bod. De Code 2016 noemt daarbij overigens expliciet dat deze monitoring betrekking heeft op alle materiële beheersingsmaatregelen, gericht op strategische, operationele, compliance en verslaggevingsrisico’s. 

De internal audit functie heeft  in de Code 2016 een belangrijke rol gekregen bij de beoordeling van interne controle- en risicosystemen. Om de internal audit functie te versterken, wordt de RvC nauwer betrokken bij de benoeming, de beoordeling en het ontslag van de leidinggevende internal auditor.

Ten opzichte van de Code 2008 is ook de in control-verklaring uitgebreid en op punten iets in inhoud gewijzigd. Het bestuur dient naast de verklaring over het feit dat de systemen een redelijke mate van zekerheid geven dat de financiële verslaggeving geen onjuistheden van materieel belang bevat en dat het verslag in voldoende mate inzicht geeft in tekortkomingen in de werking van de systemen ook te verklaren (i) dat het naar de stand van zaken op dat moment gerechtvaardigd is dat de financiële verslaggeving is opgesteld op going concern basis; en (ii) dat in het verslag de materiële risico’s en onzekerheden zijn vermeld in verband met de continuïteitsverwachting van de vennootschap voor een periode van twaalf maanden. De RvC krijgt inzage in de belangrijkste discussiepunten tussen de externe accountant en het bestuur naar aanleiding van de concept management letter dan wel het concept accountantsverslag.

4. Executive Committee
De Code 2016 bevat bepalingen indien de vennootschap er voor gekozen heeft om een executive committee in te stellen. In de Code 2016 zijn geen concrete voorschriften voor het functioneren van de executive committee opgenomen, maar meer algemene aandachtspunten die enerzijds zien op de rol, taak en samenstelling van de executive committee en anderzijds op de positie van de executive committee ten opzichte van zowel het bestuur als de RvC. De Code 2016 verlangt dat in het bestuursverslag verantwoording wordt afgelegd over de keuze voor het instellen van een executive committee, zijn rol, taak en samenstelling en de wijze waarop het contact tussen de RvC en het executive committee is vormgegeven. Het bestuur dient de RvC te informeren over de beloning van de leden van het executive committee, die geen statutair bestuurders zijn. Het bestuur bespreekt deze beloning jaarlijks met de RvC.

5. Deskundigheid
De Code 2008 besteedt aandacht aan de specifieke deskundigheid waarover een commissaris moet beschikken om zijn taak te kunnen vervullen, mede gelet op zijn rol in het kader van de profielschets van de RvC. Specifieke onderwerpen worden niet genoemd. De bepaling dat elke commissaris dient te beschikken over de specifieke deskundigheid die noodzakelijk is voor de vervulling van zijn taak, geldt in de Code 2016 ook voor de bestuurder. Uit de toelichting bij de Code 2016 vloeit voort dat in het bestuur en de RvC ook voldoende deskundigheid aanwezig moet zijn om tijdig kansen en risico’s te signaleren die gepaard kunnen gaan met vernieuwingen in business modellen en technologieën. In de Code 2008 is opgenomen dat er ten minste één commissaris dient te zijn die financieel deskundig is. Dit staat niet meer in de Code 2016. Het op 1 januari 2017 gewijzigde Besluit instelling auditcommissies schrijft voor dat ten minste één lid deskundig moet zijn op het gebied van financiële verslaggeving of de controle van de jaarrekening.

6. Diversiteitsbeleid
In de Code 2008 is bepaald dat moet worden gestreefd naar een gemengde samenstelling van de RvC, waarbij onder gemengde samenstelling onder meer moet worden verstaan: geslacht en leeftijd. Over de samenstelling van het bestuur bepaalt de Code 2008 niets.

Het Vaststellingsbesluit nadere voorschriften inhoud bestuursverslag is eind 2016 gewijzigd door het Besluit bekendmaking diversiteitsbeleid. Voor bestuursverslagen die betrekking hebben op boekjaren die zijn aangevangen op of na 1 januari 2017 geldt dat in de corporate governance verklaring een mededeling moet worden gedaan over  het diversiteitsbeleid met betrekking tot de samenstelling van het bestuur en de RvC. De vennootschap vermeldt daarbij de doelstellingen van het beleid en de wijze waarop het beleid is uitgevoerd en de resultaten daarvan in het afgelopen boekjaar. Indien de vennootschap geen diversiteitsbeleid heeft, doet zij gemotiveerd opgave van de redenen daarvoor. In de Code 2016 is hierover bepaald dat de RvC een diversiteitsbeleid dient op te stellen voor de samenstelling van de RvC, van het bestuur en -indien aanwezig- het executive committee. Hierin moeten concrete doelstellingen worden opgenomen ten aanzien van diversiteit en de voor de vennootschap relevante aspecten van diversiteit, zoals nationaliteit, leeftijd, geslacht, en achtergrond inzake opleiding en beroepservaring.  In de corporate governance verklaring wordt het diversiteitsbeleid toegelicht. Hierbij wordt onder andere ingegaan op de doelstellingen van het diversiteitsbeleid, de wijze waarop het beleid is uitgevoerd en de resultaten van het beleid in het afgelopen boekjaar.

7. Onafhankelijkheid RvC
De Code 2016 heeft andere regels dan de vorige codes over de onafhankelijkheid van commissarissen als het gaat over de samenstelling van de raad van commissarissen. Belangrijke wijziging is dat commissarissen die zelf of als vertegenwoordigers van een aandeelhouder met een (in)direct aandelenpakket van meer dan 10%[2], een bijzondere positie krijgen. Zij zijn niet onafhankelijk, maar mogen wel in zijn totaliteit minder dan de helft van het aantal commissarissen uitmaken. De voorzitter van de RvC dient onafhankelijk te zijn.

8. Benoeming
Een commissaris kan volgens de Code 2008 maximaal driemaal voor een periode van 4 jaar zitting hebben in de RvC. Deze periode is onder de Code 2016 verkort naar maximaal tweemaal een periode van 4 jaar. Herbenoeming na die periode (van 8 jaar) is alleen mogelijk voor een periode van 2 jaar met een mogelijke verlenging met nogmaals 2 jaar. Herbenoeming na een periode van 8 jaar wordt gemotiveerd in het verslag van de RvC. De herziene benoemingstermijnen gelden niet voor commissarissen die op de datum van inwerkingtreding van de Code 2016 reeds zitting hebben voor een termijn langer dan 8 jaar of voor commissarissen die tijdens een algemene vergadering in 2017 voor herbenoeming van een derde termijn van 4 jaren zullen opgaan. Bij tussentijds aftreden van een commissaris (of bestuurder) brengt de vennootschap een persbericht uit waarin de reden voor vertrek wordt genoemd.

9. Opvolging
De Code 2016 benadrukt de rol van de RvC bij de benoeming en opvolging van bestuurders en commissarissen. Nieuw is dat de RvC moet zorgdragen voor: (i) een formele en transparante procedure voor het benoemen én herbenoemen van bestuurders en commissarissen;  en (ii) een gedegen plan voor opvolging (succession planning). Het plan voor opvolging moet gericht zijn op het 'in balans houden van de benodigde deskundigheid, ervaring en diversiteit'. Dit zal ook een onderwerp zijn waar de selectie- en benoemingscommissie zich op moet richten. Uiteraard dient de RvC hierbij de profielschets van de RvC in acht te nemen.

10. Nevenfuncties
Volgens de Code 2008 behoefde de aanvaarding door een bestuurder van een commissariaat bij een beursgenoteerde vennootschap de goedkeuring van de RvC en moesten andere belangrijke nevenfuncties aan de RvC worden gemeld. Onder de Code 2016 moeten bestuurders én commissarissen nevenfuncties voorafgaand aan aanvaarding daarvan melden aan de RvC en zullen deze nevenfuncties minimaal jaarlijks in de vergadering van de RvC moeten worden besproken.

11. Evaluatie
Bij de zelfevaluatie van het functioneren van de RvC zal naast het gewenste profiel, de samenstelling en de competenties van de RvC tevens aandacht moeten worden besteed aan de gewenste deskundigheid, inhoudelijke aspecten, de onderlinge interactie en de interactie met het bestuur, en aan zaken uit de praktijk waaruit lering kan worden getrokken. Net als in de Code 2008 evalueert de RvC ook het functioneren van het bestuur. Nieuw is dat ook het bestuur ten minste éénmaal per jaar het eigen functioneren en dat van de individuele bestuurders moet evalueren.

12. Misstanden en onregelmatigheden
De Code 2016 bevat een nieuw Principe en bijbehorende Bpb's inzake het melden van misstanden en onregelmatigheden. Een dergelijke prominente plek is volgens de Commissie passend omdat misstanden en onregelmatigheden de lange termijn waardecreatie kunnen ondermijnen. Het bestuur en de RvC dienen alert te zijn op signalen van (vermoedens van) misstanden en onregelmatigheden. Het bestuur stelt een procedure in voor meldingen en geeft daaraan opvolging. De RvC houdt toezicht op de werking van de meldingsprocedure en het onafhankelijk onderzoek. In de toelichting bij de Code 2016 valt te lezen dat de reikwijdte van het Principe en de Bpb's in de Code 2016 breder is dan die van de Wet Huis voor Klokkenluiders. De Wet Huis voor Klokkenluiders is van toepassing op vermoedens van misstanden waarbij een maatschappelijk belang in het geding is en de regeling in de Code is tevens gericht op het melden van onregelmatigheden.

13. Beloningen
Het beloningshoofdstuk in de Code 2016 is minder gedetailleerd dan de beloningsparagraaf uit de Code 2008. Nieuw is (i) de verplichting om meer transparantie te betrachten ten aanzien van de verhoudingen tussen de beloningen van bestuurders en die van werknemers; en (ii) dat de visie van de bestuurder moet worden betrokken bij het vaststellen van zijn eigen beloning.

14. Naleving van de Code
De Code 2016 geeft meer richting aan het gebruik van het ‘pas toe of leg uit’-principe door middel van een opsomming van een aantal elementen die de uitleg in ieder geval dient te bevatten: (i) de wijze waarop de vennootschap is afgeweken, (ii) de redenen voor afwijking, (iii) indien de afwijking tijdelijk is en langer dan één boekjaar duurt, wanneer de vennootschap voornemens is de Bpb weer na te leven; en (iv) in voorkomend geval, een beschrijving van de genomen alternatieve maatregel en een uiteenzetting hoe die maatregel de onderliggende doelstelling van de Bpb bereikt, of een verduidelijking hoe de maatregel bijdraagt tot een goede corporate governance.
  
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met één van de Stibbe-contactpersonen.

Voetnoot [1] Wij verwijzen tevens naar een nog te verschijnen bijdrage van Manon Cremers en Lieke Stroeve waarin zij de belangrijkste actiepunten voor bestuur, raad van commissarissen en andere bij de vennootschap betrokken commissies en personen weergeven.

Voetnoot [2] Met betrekking tot het criterium om als niet onafhankelijke commissaris te worden aangemerkt, blijft de Code uitgaan van de > 10% norm.

Team

Related news

22.11.2017 BE law
Getting the Deal Through: Private M&A 2018: The Benelux chapters

Articles - Getting the Deal Through works with many of the best lawyers and law firms in the world to bring together a unique legal information resource, written by experts on each subject area, in every significant jurisdiction. This review is focused on global questions with local answers.

Read more

04.10.2017 EU law
Stibbe attends IBA’s annual conference in Sydney

Conference - The International Bar Association (IBA) organises its Annual Conference from 8-13 October. This year’s edition takes place in Sydney, Australia’s leading global city. A team from Stibbe’s offices worldwide attends this prestigious event for international lawyers.

Read more

26.09.2017 BE law
Belgian act on security interests in movable property - Rules for operation and fees for users of the National Pledge Register

Articles - In 2013 Belgian Parliament enacted the Belgian Act on security rights in movable property of 11 July 2013 (the “Act”). This new legislation envisaged the creation of an electronic, online National Pledge Register so that a pledge on movable assets can be created between pledgor and pledgee and perfected by registering the pledge and without dispossession or loss of control of the pledged assets. 

Read more

Our website uses cookies: third party analytics cookies to best adapt our website to your needs & cookies to enable social media functionalities. For more information on the use of cookies, please check our Privacy and Cookie Policy. Please note that you can change your cookie opt-ins at any time via your browser settings.

Privacy and Cookie Policy