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Déclaration mensuelle relative au télétravail

Monthly telework declaration

Déclaration mensuelle relative au télétravail

06.04.2021 BE law

Dans le cadre de la lutte contre la propagation du coronavirus, le comité de concertation du mercredi 24 mars 2021 a décidé de renforcer le contrôle du respect de l’obligation de télétravail.

English version

Pour rappel, le télétravail à domicile est obligatoire dans toutes les entreprises, associations et services pour tous les membres du personnel, à moins que ce ne soit impossible en raison de la nature de la fonction, de la continuité de la gestion de l’entreprise, de ses activités ou de ses services. 

Si le télétravail à domicile ne peut pas être appliqué, les entreprises, associations et services sont tenus de prendre les mesures de prévention appropriées pour garantir le respect maximal des règles de distanciation sociale, en particulier le maintien d’une distance de 1,5 mètre entre chaque personne. 

Depuis le 2 novembre 2020, les employeurs doivent fournir aux membres du personnel qui ne peuvent pas faire de télétravail à domicile une attestation ou toute autre preuve confirmant la nécessité de leur présence sur le lieu de travail. Ceci vise tant les travailleurs qui occupent une fonction incompatible avec le télétravail que les travailleurs qui doivent se rendre ponctuellement ou non sur le lieu de travail.  

Dorénavant, les employeurs sont également tenus de communiquer à l’ONSS, chaque mois et à dater du mois d’avril, un certain nombre de données, à savoir :

  • Le nombre de personnes occupées auprès de l’entreprise le 1er jour ouvrable du mois, le cas échéant par unité d’établissement

L’ONSS apporte plusieurs précisions sur les personnes à renseigner. 

L’administration précise qu’il s’agit non seulement des personnes liées par un contrat de travail, mais également celle qui sont occupées en vertu d’un contrat d’apprentissage, d’un statut… En ce qui concerne les flexi-travailleurs, l’ONSS précise qu’il convient de se référer aux contrats-cadres en cours. Les malades de longue durée, les personnes en crédit-temps et les collaborateurs avec une fonction ambulante doivent également être pris en compte.

Les entreprises qui recourent de manière structurelle à du personnel intérimaire ou travaillent de façon structurelle avec du personnel d’un autre employeur doivent également prendre en compte ces travailleurs. Selon l’ONSS, les personnes qui sont occupées de manière structurelle sur une base indépendante devraient également être prises en compte.

  • Le nombre de personnes occupées auprès de l’entreprise le 1er jour ouvrable du mois et qui exercent une fonction qui est incompatible avec le télétravail, le cas échéant par unité d’établissement

Par fonction incompatible avec le télétravail, l’ONSS entend toutes les fonctions, qui par leur nature, ne peuvent être exercées que sur place, par exemple ouvriers, personnel technique, personnel d’accueil, personnel de cuisine, personnel de nettoyage, collaborateurs administratifs qui ne peuvent pas exercer leurs tâches depuis leur domicile, les fonctions ambulantes comme inspecteurs, coursiers, soins à domicile, … 

En revanche, les fonctions qui peuvent s’exercer partiellement en télétravail ne sont, ici, pas visées. Il en va de même pour les fonctions susceptibles de télétravail, mais qui requièrent une présence exceptionnelle sur le lieu de travail, par exemple pour récupérer du matériel, imprimer certains documents, ou participer à un entretien d’évaluation. Les travailleurs qui occupent ces fonctions ne doivent pas être enregistrés. Le cas échéant, ils devront être capables de justifier leur présence sur le lieu de travail, notamment au moyen de l’attestation ou d’une autre preuve. Ces travailleurs ne doivent pas être repris dans le nombre de travailleurs occupant une fonction incompatible avec le télétravail. 

En d’autres termes, si certains travailleurs sont occupés alternativement en télétravail et en présentiel, ils ne doivent – selon nous – pas être renseignés.

Les services d'inspection sociale utiliseront ces données comme point de référence lorsqu'ils contrôlent le respect du télétravail. 
 

Quand la déclaration doit-elle être effectuée ?

Cette déclaration porte sur la situation au premier jour ouvrable du mois et doit être effectuée au plus tard le sixième jour civil du mois. L’ONSS précise que l’obligation d’enregistrement porte sur les mois d’avril, mai et juin 2021. Concrètement :

  • La situation au jeudi 1er avril 2021 doit être déclarée au plus tard le mardi 6 avril 2021 ;
  • La situation au lundi 3 mai 2021 doit être déclarée au plus tard le jeudi 6 mai 2021 ;
  • La situation au mardi 1er juin 2021 doit être déclarée au plus tard le dimanche 6 juin 2021. 

L’arrêté ministériel qui introduit cette obligation d’enregistrement ne s’applique toutefois que jusqu’au 25 avril 2021. Pour l’instant, les employeurs ne doivent donc introduire une déclaration qu’en ce qui concerne la situation au 1er avril 2021. L’arrêté ministériel devra être adapté pour qu’il puisse s’appliquer en mai et juin 2021. 

 

Comment introduire la déclaration ?

L’employeur doit communiquer les données via le système électronique d’enregistrement mis à disposition par l’ONSS. Celui-ci est accessible en suivant ce lien.

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