Beursvennootschappen, de AVA en het coronavirus: enige tips

Verschillende scenario’s

Het coronavirus zorgt voor de nodige opschudding en ook het bedrijfsleven wordt hierdoor geraakt. Mogelijkerwijs heeft dit gevolgen voor de jaarlijkse AVA’s van beursvennootschappen. De volgende scenario’s zijn denkbaar:

• De Nederlandse overheid zou, net zoals nu in Italië gebeurt, verdergaande maatregelen kunnen nemen om de volksgezondheid en de economie te beschermen. Te denken valt bijvoorbeeld aan een reisbeperking. 
• Beursvennootschappen kunnen op grond van intern beleid genoodzaakt zijn om maatregelen te nemen, bijvoorbeeld ter bescherming van de leden van het bestuur en de raad van commissarissen.
• Ten slotte kunnen aandeelhouders zelf besluiten om niet naar de AVA te komen vanwege besmettingsgevaar.

Geldige besluitvorming

Wat is de bare minimum om nog te kunnen spreken van een AVA, waarin geldige besluiten kunnen worden genomen? Onzes inziens zijn ten minste nodig i) één aandeelhouder of gevolmachtigde, ii) een voorzitter van de vergadering (eventueel benoemd door de algemene vergadering zelf; het kan dus ook dezelfde persoon zijn als de aandeelhouder of gevolmachtigde), en iii) een vergadering op een door de statuten aangewezen en in de oproeping vermelde plaats.

Dit betekent dat het vanuit juridisch oogpunt mogelijk is een AVA te laten plaatsvinden, ook als het aantal aanwezigen minimaal is. Mochten de statuten op dit punt additionele voorschriften bevatten, dan zullen die uiteraard moeten worden nageleefd. Te denken valt daarbij aan eventuele quorumvereisten of voorschriften inzake de voorzittersrol.

Virtuele of hybride AVA?

Met het oog op het coronavirus kan de wens bestaan om het aantal personen dat fysiek bij de AVA aanwezig is te beperken. Aangezien een volledig virtuele AVA (waarbij alle deelnemers elektronisch deelnemen en niemand fysiek aanwezig is) in Nederland niet mogelijk is, kan gedacht worden aan de zogenaamde hybride AVA. Bij een hybride AVA vindt er weliswaar een fysieke AVA plaats, maar hebben aandeelhouders de keuze om ofwel fysiek aanwezig te zijn ofwel om op afstand live deel te nemen aan de AVA. Dit kan onder andere mogelijk gemaakt worden door audio- en/of webcasts en/of – bij een relatief klein aantal deelnemers – (video)conference calls.

Afgelopen AvA seizoen hebben zowel KPN als ABN AMRO een dergelijke hybride vergadering gehouden, waarin het echter (nog) niet mogelijk was om ter vergadering deel te nemen aan de discussie en om vragen te stellen. Voor ABN AMRO vond de hybride vergadering plaats ter gelegenheid van een bijzondere AVA. ABN AMRO heeft zojuist de oproeping voor de AVA 2020 gepubliceerd waaruit blijkt dat zij ook voor de jaarlijkse AVA een hybride vergadering zullen houden. De verwachting is dat de komende jaren meer beursvennootschappen zullen overgaan naar een hybride vergadering. Het coronavirus zou hierop een versnellend effect kunnen hebben.

Beperkingen hybride AVA

Niet elke beursvennootschap kan een hybride vergadering houden: de statuten moeten in deze mogelijkheid voorzien. Bovendien moet de beursvennootschap hiervan uiterlijk in de oproeping voor de AVA melding maken met een verwijzing naar de van toepassing zijnde procedures en voorwaarden.

We hebben vernomen dat er beursvennootschappen zijn die hun AVA reeds hebben opgeroepen en overwegen om door middel van een aanvullend bericht op de website het op afstand elektronisch stemmen mogelijk te maken. Het argument daarbij zou zijn dat beursvennootschappen op deze manier de aandeelhouders faciliteren door hen een extra optie te bieden. De vraag is echter wel hoe zich dit verhoudt met de wettelijke verplichting (opgenomen in artikel 2:114 lid 1 letter d jo artikel 2:117a lid 3 BW) dat de procedure voor het uitoefenen van het stemrecht door middel van een elektronisch communicatiemiddel in of bij de oproeping moet worden vermeld. De besluiten genomen in de AVA zijn als gevolg van het ontbreken van dit element in de oproeping mogelijk vernietigbaar. Beursvennootschappen moeten de analyse maken of zij dit risico willen lopen.

Beursvennootschappen die hun AVA nog moeten oproepen kunnen in ieder geval besluiten tot een hybride vergadering, mits de statuten daarin voorzien. Hoewel de wet voorschrijft dat in de oproeping moet zijn opgenomen of aandeelhouders de keuze hebben om de AVA fysiek of digitaal bij te wonen, menen we dat het mogelijk is om enige flexibiliteit in te bouwen zodat de beursvennootschap de keuze tot het al dan niet houden van een hybride vergadering kan uitstellen tot bijvoorbeeld de registratiedatum. De beursvennootschap zou bijvoorbeeld in de oproeping kunnen vermelden dat er een hybride vergadering wordt gehouden zodra het bestuur – eventueel samen met de raad van commissarissen – hiertoe besluit indien zich een bepaalde calamiteit of andere situatie voordoet.

Volmachtverlening

Voor beursvennootschappen waarbij het niet (meer) mogelijk is om een hybride vergadering te houden of die dit niet wensen, kan worden gedacht aan een aantal praktische maatregelen. Belangrijk is om aandeelhouders te wijzen op de -reeds bestaande- mogelijkheid om gebruik te maken van de stemvolmacht met steminstructie aan een onafhankelijke derde, bijvoorbeeld de notaris. Indien de feitelijke situatie omtrent corona verergert kan bovendien worden overwogen om de periode waarin een stemvolmacht kan worden afgegeven te verlengen tot vlak voor de AVA. Uiteraard zal er wel voldoende tijd moeten worden ingebouwd om de stemvolmachten voorafgaand aan de AVA te controleren en registreren.Ter facilitering van de aandeelhouders die een stemvolmacht hebben afgegeven kan de beursvennootschap een livestream van de AVA verzorgen en/of aandeelhouders de mogelijkheid geven om voorafgaand aan de AVA vragen te stellen. Deze praktische maatregelen kunnen worden getroffen in de periode tussen de oproeping en de AVA. Het is van belang dat de vennootschap aandeelhouders tijdig informeert over deze maatregelen door middel van mededelingen op de website.

Deelname bestuursleden en commissarissen

Een verdergaande maatregel is een besluit om (een deel van) de bestuursleden en commissarissen de AVA vanaf een andere plaats te laten bijwonen en hen deel te laten nemen via videoconference of hen te laten inbellen. Tot slot kunnen we ook een ander scenario niet geheel uitsluiten, namelijk dat de AVA als gevolg van een overheidsmaatregel op de gekozen plaats en tijd geen doorgang kan vinden en deze moet worden uitgesteld (een geval van overmacht). De gevolgen hiervan kunnen groot zijn omdat bijvoorbeeld de jaarrekening nog niet kan worden vastgesteld, waardoor geen dividend kan worden uitgekeerd.

Praktisch – hoe te handelen?

Beursvennootschappen moeten een afweging maken of, en zo ja welke voorbereidingen zij met het oog op het coronavirus wensen te treffen bij de organisatie van hun AVA. Wij verwachten thans dat de AVA’s dit jaar kunnen plaatsvinden, al zullen er ongetwijfeld AVA’s zijn in afgeslankte vorm, met minder aanwezigen in de zaal, zonder hapjes en drankjes na afloop en zonder handen schudden met bestuurders en commissarissen. Zolang aandeelhouders in de gelegenheid kunnen worden gesteld op afstand stem uit te brengen of een steminstructie af te geven, zal besluitvorming tot stand kunnen komen. Het zou mooi zijn als de beursvennootschap door middel van aanvullende maatregelen aandeelhouders zoveel mogelijk in staat stelt de vergadering op afstand te volgen.