Short Reads

Bewijs van verzending op grond van de Awb: maak inzichtelijk wat wordt verzonden

Bewijs van verzending op grond van de Awb: maak inzichtelijk wat word

Bewijs van verzending op grond van de Awb: maak inzichtelijk wat wordt verzonden

05.11.2013 NL law

De feiten

Op 24 oktober 2013 heeft het College van Beroep voor het bedrijfsleven (CBB) het beroep van een melkveehouder gericht tegen een besluit van het Productschap Zuivel ongegrond verklaard (ECLI:NL:CBB:2013:214). Daarbij werd hem fataal dat hij niet kon aantonen een bepaald formulier (tijdig) ingestuurd te hebben. 

Wat was er aan de hand? Vóór 16 februari 2012 moest een speciaal voorgeschreven meldingsformulier worden ingediend voor de tijdelijke overdracht van een melkquotum. Hier ging het mis. Het meldingsformulier werd per fax pas ná 16 februari 2012 ontvangen, namelijk op 23 maart 2012. De enveloppe waarin het meldingsformulier al vóór 16 februari, te weten op 13 februari, zou zijn toegestuurd bevatte volgens het Productschap – anders dan de veehouder stelde – wel twee andere formulieren maar niet het meldingsformulier waarop deze procedure ziet.

De uitspraak

Het CBB overweegt in deze zaak dat het poststuk meerdere formulieren bevatte, maar dat een begeleidend schrijven waaruit blijkt dat het meldingsformulier was bijgevoegd, ontbreekt. Het CBB acht daarbij van belang dat de regelgeving niet voorziet in een bevoegdheid van verweerder om af te wijken van de voorgeschreven termijn. Het Productschap kon dus geen verzoeken ingediend na 16 februari 2012 accepteren. Naar het oordeel van het CBB is de melkveehouder er met het door hem overgelegde verzendbewijs van 13 februari 2012 en de door hem geschetste gang van zaken rond de verzending van het meldingsformulier, niet in geslaagd aannemelijk te maken dat hij het meldingsformulier vóór 16 februari 2012 heeft ingediend.

De melkveehouder schetst wat er – naar zijn mening – is gebeurd. Op 13 februari 2012 is door zijn gemachtigde een aantal registratieformulieren in één enveloppe naar verweerder gezonden. Het meldingsformulier was onderdeel van deze geregistreerde verzending (voorheen aangetekende post met handtekening retour). En omdat die verzending wel vóór 16 februari 2012 had plaatsgevonden, meende hij tijdig het formulier te hebben ingediend. De melkveehouder overlegde een bewijs van deze geregistreerde verzending, gedateerd 13 februari 2012. Met dit bewijs van verzending kon hij echter niet aantonen dat het meldingsformulier vóór 16 februari 2012 was ingediend. Het bewijs van verzending liet immers slechts zien dat een brief is verzonden. Het liet niet zien wat de precieze inhoud van de enveloppe is.

Het wordt voor de melkveehouder extra lastig om te bewijzen dat het formulier daadwerkelijk in de enveloppe zat, omdat de andere twee formulieren die tevens in die enveloppe hadden gezeten, wel tijdig zijn binnengekomen en door verweerder verwerkt. Alleen het meldingsformulier zat hier niet tussen. De gemachtigde is er zeker van dat het meldingsformulier ook is meegezonden. De melkveehouder moet in dit geval bewijzen dat ook het meldingsformulier in de bedoelde enveloppe heeft gezeten. De bewijslast rust op de melkveehouder.

De melkveehouder heeft gesteld dat in totaal drie meldingsformulieren tegelijk aan verweerder zijn toegezonden en dat het verzendbewijs op die zending betrekking heeft. Het verzendbewijs bewijst volgens het CBB op zichzelf echter niet dat het meldingsformulier deel uitmaakte van deze zending. In de enveloppe zat geen begeleidende brief of een ander bewijsmiddel waarmee dit aannemelijk kon worden gemaakt. Uit de in het bezwaarschrift uiteengezette gang van zaken rond de datering, ondertekening en het verzendklaar maken van het meldingsformulier komt naar voren dat het meldingsformulier in deze opzichten een andere weg gevolgd zou kunnen hebben dan de twee andere formulieren, die wel door verweerder zijn ontvangen. Naar het oordeel van het CBB laat deze gang van zaken te veel ruimte over voor de mogelijkheid dat het meldingsformulier (abusievelijk) niet met de twee andere formulieren in dezelfde enveloppe terecht is gekomen.

Lessen

Wat leert deze uitspraak nu? Op zichzelf is het niet zo vreemd dat met het verzendbewijs nog geen bewijs is geleverd over de inhoud van de enveloppe. Daarbij helpt het de verzender in dit geval natuurlijk niet dat twee van de drie formulieren wel zijn aangekomen, die in dezelfde enveloppe zouden hebben gezeten. Het lijkt dan toch aannemelijk dat (per abuis) één formulier niet in de enveloppe is gestopt. Natuurlijk is het achteraf altijd lastig om aan te tonen wat de inhoud van een enveloppe nu precies was.

Maar om het eenvoudiger te maken voor – in dit geval – de melkveehouder en herhaling te voorkomen, lijkt het verstandig om ofwel elk formulier (elke aanvraag) in een separate enveloppe met verzendbewijs te versturen; de kans dat een volledig lege enveloppe verzonden wordt lijkt minder voor de hand liggend te zijn, dan het vergeten van één formulier in een grote stapel. En misschien nog wel beter:  stuur altijd een inventarislijst en begeleidend schrijven met een dergelijke verzending van (meerdere) (aanvraag) formulieren mee. Uit zo’n inventarislijst of uit het begeleidend schrijven (beter lijkt mij nog uit beide) volgt dan wat de verzender in de enveloppe heeft willen stoppen.

Mocht er dan toch iets ontbreken, dan dient het bestuursorgaan contact op te nemen met de verzender en een termijn te geven of de aanvraag aan te vullen. Immers op grond van artikel 4:5 lid 1 Awb is het bestuursorgaan gehouden om de aanvrager in de gelegenheid te stellen om te aanvraag aan te vullen voordat het bestuursorgaan besluit om een aanvraag niet in behandeling te nemen. Mijns inziens dient het bestuursorgaan ook zorgvuldigheidshalve – nog los van artikel 4:5 Awb – in geval van een kennelijke fout bij verzending na te gaan of wellicht per abuis stukken uit de inventarislijst of het begeleidend schrijven ontbreken.

De vraag blijft echter wel wat in dat geval als moment van indiening te gelden heeft. Volgens vaste jurisprudentie op grond van artikel 4:4 Awb geldt dat indien er een wettelijke verplichting bestaat om middels een voorgeschreven formulier een aanvraag in te dienen, het moment van indiening van de aanvraag het moment is waarop het formulier is ingediend. Dat kan tot gevolg hebben dat bij een subsidieaanvraag het subsidieplafond reeds is bereikt of overschreden, zodat geen subsidie meer verkregen kan worden terwijl dat bij de eerdere verzending nog niet het geval was (zie bijv. ABRvS 20 januari 2010, ECLI:NL:RVS:2010:BK9943, waarbij een aanvraag eerst werd gedaan zonder het vereiste formulier en dat formulier later alsnog werd toegestuurd). In het geval van de melkveehouder in deze casus, was er misschien nog net voldoende tijd geweest om het meldingsformulier alsnog toe te sturen binnen de termijn. Het bestuursorgaan had hem dan wel direct moeten laten weten dat er een formulier ontbrak, maar daartoe had het bestuursorgaan dan wel weer duidelijk moeten zijn, wat de melkveehouder in de enveloppe meende te hebben gestopt.

In geval van bijvoorbeeld een subsidieaanvraag met een tendersysteem kan het uiteraard onwenselijk zijn om de datum waarop de ‘lege’ enveloppe wordt ontvangen als datum van ontvangst aan te nemen. Het zou mijns inziens wel redelijk zijn als ook in die situatie een gelegenheid tot het aanvullen van de aanvraag wordt geboden als sprake is van kennelijke fouten. Of indien bijvoorbeeld stukken zijn vergeten, of onjuist toegestuurd die de concurrentie niet schaden. Te denken valt aan bijvoorbeeld statuten. Deze bestaan immers al en het te laat toesturen wijzigt niets aan de positie van de aanvrager. In geval van een tendersysteem kan dat niet gelden voor alle stukken de positie wel wijzigen of aantasten en welke niet zijn meegezonden. Indien het bestuursorgaan bijvoorbeeld aannemelijk zou kunnen maken dat de verzender een bepaald stuk met opzet niet heeft meegestuurd, bijvoorbeeld om extra tijd te winnen om het stuk te kunnen opstellen kan geen extra aanvulmogelijkheid geboden te worden. Dat van een dergelijke situatie sprake is zou niet heel eenvoudig aangenomen mogen worden.

Uit deze uitspraak volgt ten slotte ook een les (al is het maar in burgervriendelijkheid in het kader van de behoorlijke bejegening) voor het bestuursorgaan. Controleer direct en goed of alle stukken daadwerkelijk zijn meegestuurd, zodat de burger nog (tijdig) kan aanvullen. En dan moet de burger natuurlijk het bestuursorgaan wel een handje helpen door duidelijk te maken wat de inhoud van de zending zou moeten zijn.

Related news

20.04.2018 NL law
De harmonisering van milieuzones

Short Reads - Een dik jaar geleden schreven wij hier op het Stibbeblog over de eerste uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State over een milieuzone (Afdeling bestuursrechtspraak laat de Utrechtse milieuzone in stand). Wij voorspelden toen 388 verschillende milieuzones in Nederland. Ook de staatssecretaris van Infrastructuur en Waterstaat erkende dat gevaar en schreef in een kamerbrief van 5 april 2018 over de harmonisering van milieuzones. Wij staan daar in dit blog kort bij stil.

Read more

18.04.2018 BE law
FAQ: vergt uw project of plan een passende beoordeling?

Articles - Arrest C‑323/17 van het Europees Hof van Justitie is relevant voor elke initiatiefnemer die zich afvraagt of een passende beoordeling nodig is. Met name antwoordt het Hof, in een Ierse zaak over windparkkabels en mosselen, negatief op de vraag of de voortoets, die aan de passende beoordeling voorafgaat, reeds mitigerende of beschermingsmaatregelen (meer bepaald: maatregelen ter voorkoming of beperking van de nadelige gevolgen van het voorgenomen project) mag bevatten. Deze post zet een stap achteruit en bespreekt het ruimere kader van het instrument van de passende beoordeling. 

Read more

18.04.2018 NL law
Kroniek bestuurlijke organisatie

Articles - In deze kroniek wordt u op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen op het gebied van het bestuurlijk organisatierecht. De kroniek bestrijkt diverse onderwerpen, waaronder publiekrechtelijke rechtspersonen en semipublieke instellingen zoals overheidsvennootschappen en overheidsstichtingen. Bevoegdheidsverkrijging (attributie, delegatie, mandaat) heeft ook een vaste plek in de kroniek, evenals ontwikkelingen op het gebied van de centrale overheid, decentrale overheden, interbestuurlijk toezicht en gemeenschappelijke regelingen.

Read more

Our website uses cookies: third party analytics cookies to best adapt our website to your needs & cookies to enable social media functionalities. For more information on the use of cookies, please check our Privacy and Cookie Policy. Please note that you can change your cookie opt-ins at any time via your browser settings.

Privacy – en cookieverklaring